転職の内定辞退は失礼？正しい断り方と連絡手順
内定辞退は、決して「してはいけないこと」ではありません。複数応募・複数内定は転職活動では一般的であり、最終的に一社を選ぶ以上、他社へ辞退を伝えることは避けられません。大切なのはタイミングを早める・丁寧に伝える・理由をシンプルに告げるの3点です。この記事では、内定辞退で失礼にならないための具体的な手順と注意点を解説します。
必要なもの
内定辞退の連絡をスムーズに進めるために、以下を手元に用意してください。
- 採用担当者の名前・直通電話番号・メールアドレス（内定通知書や名刺を確認）
- 内定通知書（辞退する企業のもの）
- 辞退の理由（1〜2文にまとめておく。詳細説明は不要）
- 静かに電話できる環境（平日の就業時間内が基本）
手順：内定辞退の正しい進め方
ステップ1｜辞退を決めたら、できるだけ早く連絡する
内定承諾の返答期限が設定されている場合は、その期限より前に連絡するのが鉄則です。期限ギリギリや期限後の辞退は、企業側の採用活動（次点候補者への連絡、入社準備など）に影響を与えるため、迷惑度が大きく上がります。
一般的に、内定通知を受けてから承諾か辞退かを回答するまでの猶予は1週間前後が多いとされています（慣行的な目安であり、企業ごとに異なります）。決断が固まり次第、翌営業日までに連絡することを目標にしてください。
注意点： 「もう少し悩んでから」と先延ばしにするほど、企業にとっても自分にとっても状況が複雑になります。決断が難しい場合は、まず「検討中である」「少し時間をいただきたい」と一報を入れるだけでも印象が変わります。
ステップ2｜電話で第一報を入れる
内定辞退の連絡は電話が基本です。メールのみで済ませるのは、相手に誠意が伝わりにくく、ビジネスマナーとしても望ましくありません。
電話のポイント
- 平日の午前10時〜午後5時ごろが連絡しやすい時間帯
- 担当者が不在の場合は「折り返しお電話させてください」と伝え、必ず掛け直す
- 電話口では「内定を辞退させていただきたい」と単刀直入に切り出す
- 理由は「他社のご縁を受けることにしました」「一身上の都合により」など簡潔に。詳細な説明は求められた場合だけ行う
電話の例文（書き言葉調で）
「お世話になっております。先日、○○職で内定をいただきました〇〇と申します。大変恐れ入りますが、このたびは内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。慎重に検討した結果、他社のご縁を受けることに決めました。ご選考に多くのお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなご連絡となり、誠に申し訳ございません。」
注意点： 「御社に問題がある」「給与が低い」など企業を否定する表現は避けてください。後日、業界内で評判に影響する可能性があります。
ステップ3｜電話後にメールでも辞退の意思を伝える
電話で口頭確認が取れた後、当日中または翌営業日中にメールを送ることで記録が残り、双方にとって安心です。
メール件名の例
- 「内定辞退のご連絡／〇〇（氏名）」
メール本文の構成
- 宛先・挨拶（企業名・担当者名）
- 自己紹介（氏名・応募職種）
- 電話でご連絡した旨を一文で
- 辞退の意思と簡単な理由（1〜2文）
- お礼・お詫びの言葉
- 署名
注意点： メールは証跡になります。誤字・送信先のミスに注意してください。送信前に必ず見直しましょう。
ステップ4｜提出書類・貸与物の返却確認をする
内定後に企業へ書類（住民票記載事項証明書、健康診断書など）を提出している場合や、社員証・入館証などを受け取っている場合は、返却方法を担当者に確認してください。郵送か手渡しかは企業の指示に従います。
注意点： 書類を返却せずに放置すると、後にトラブルになることがあります。辞退の電話の際に「提出済みの書類の取り扱いについてはどうすればよいでしょうか」と一言確認しておくと安心です。
ステップ5｜内定承諾後の辞退は特に丁寧に対応する
内定をいったん承諾した後に辞退する場合、企業は採用枠を埋めたと判断して他の候補者への連絡を終えているケースがあります。迷惑の度合いは承諾前の辞退よりも大きくなるため、電話での謝罪をより丁寧に行い、可能であれば直接訪問するか、書面で改めてお詫びを伝えることを検討してください。
法的には、内定承諾後も入社日前であれば辞退は可能です（労働契約の解約は原則2週間前の申し出で認められるとする民法の規定が一般に参照されますが、詳細は法律の専門家にご確認ください）。ただし、道義的な配慮は必要です。
各社の公式サイト
※料金・条件は変更される場合があります。最新情報は各社公式サイトでご確認ください。
つまずきやすい点
メールだけで済ませたい
電話を避けたい気持ちはわかりますが、メールのみは誠意不足と受け取られやすい場面があります。電話が苦手な場合でも、第一報は電話で入れ、メールはその補足として使うのが無難です。
理由を詳しく聞かれた場合
「他にご縁があった」「家庭の事情」など一般的な表現で構いません。志望度が低かった・給与に不満があったなど本音があっても、具体的に告げる義務はありません。聞かれたら「一身上の都合で」と答えても失礼にはなりません。
「考え直してほしい」と引き留められた場合
条件交渉や説得を受けることもあります。意思が固まっているなら、「大変ありがたいお言葉ですが、すでに決断しております」と落ち着いて繰り返してください。曖昧な態度は相手に余計な期待を持たせ、後々関係がこじれる原因になります。
担当者が毎回不在
3回以上電話してつながらない場合は、「電話でご連絡を試みましたが、つながらず誠に恐れ入ります」とメールで事情を説明し、辞退の意思を伝えることも選択肢です。その際、「改めてお電話が可能でしたらご連絡ください」と一文添えると丁寧です。
関連するサービス：転職エージェントを使っている場合
エージェント経由で応募・内定を獲得した場合、辞退の連絡はまず担当エージェントに入れるのがルールです。エージェントが企業との橋渡し役を務めるため、直接企業に連絡する前にエージェントへ報告し、対応方針を確認してください。
マスメディアンは、広告・マーケティング・クリエイティブ領域に特化した転職エージェントです。専門領域に詳しいキャリアアドバイザーが内定辞退の連絡代行・文面の確認など、辞退時のサポートも行っています。複数社に応募している場合や、辞退のタイミング・伝え方に迷っている場合は、担当アドバイザーに相談するのが安心です。
よくある質問
Q1. 内定辞退は電話とメール、どちらが先ですか？
A. 電話が先です。電話で担当者に直接伝え、その後メールで内容を文書として残すのが一般的なマナーです。
Q2. 内定辞退の理由は正直に言わないといけませんか？
A. 正直に伝える義務はありません。「一身上の都合」「他社のご縁を優先することにしました」など、相手を傷つけない表現で十分です。根ほり葉ほり聞かれても、曖昧な表現で通して構いません。
Q3. 内定辞退のせいで、その業界で働けなくなることはありますか？
A. 一般的には、誠実に早めに辞退の連絡を入れていれば、業界全体から排除されるケースはほとんどありません。ただし、採用担当者が転職した先で面接官になることはあるため、丁寧な対応は長期的な信頼にもつながります。
Q4. 内定承諾書にサインした後でも辞退できますか？
A. 内定承諾書は、法的には雇用契約の申込みの意思表示とみなされることがあります。ただし、入社前であれば辞退自体は可能とされています（民法の規定等が参考になりますが、詳細は法律の専門家にご確認ください）。道義的な誠意として、早急に丁寧な連絡を入れることが重要です。
Q5. エージェント経由の場合、企業に直接連絡してもよいですか？
A. 基本的にはエージェントを通して連絡します。エージェントに無断で企業に直接連絡すると、エージェントとの信頼関係が壊れる場合があります。まず担当者に連絡を入れてください。
Q6. 内定辞退後に気が変わって「やはり入社したい」と伝えることはできますか？
A. ケースバイケースですが、一度辞退した後に再度受け入れてもらえることは稀です。辞退を最終決断として伝えた後は、相手企業が採用枠を別の候補者で埋める準備を始めるため、撤回を申し出ること自体が迷惑になりえます。辞退の連絡をする前に、十分に慎重に検討してください。
まとめ
内定辞退は、正しい手順とマナーで対応すれば「失礼」にはなりません。ポイントをまとめます。
- 決断したらできるだけ早く連絡する（期限前・翌営業日を目標に）
- 電話で第一報を入れ、メールで記録を残す
- 理由は簡潔に、企業を否定しない表現で
- エージェント経由の場合はまずエージェントへ連絡
- 内定承諾後の辞退は特に丁寧な対応を
転職活動では複数社への応募・辞退は珍しくありません。誠実な対応が、将来的な信頼関係にもつながります。マスメディアン のようなエージェントを活用している場合は、辞退時の連絡代行やアドバイスを積極的に活用しましょう。
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